كم مرة سمعت أحدهم يقول الكلمات ، “حدث ذلك فجأة؟” في مسيرتي المهنية كمدير ومدير تنفيذي ومستشار وطبيب نفسي وحتى كمدير للموارد البشرية لمدة عامين ، لا يمكنني البدء في حساب عدد المرات التي اشتكى فيها الأشخاص من حدوث شيء ما “فجأة”. افعل الأشياء تحدث فجأة ، أو هل تبدأ عادة ببطء بمرور الوقت ، وتكتسب الزخم. على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك مشاكل الأداء مع الموظفين – هل تبدأ “فجأة” أم أنها تبدأ عادةً تدريجيًا كاضطرابات صغيرة وتكتسب الجدية والتعقيد بمرور الوقت؟ إذا كنت مديرًا لبضعة أشهر ، فأنا متأكد من أنك ستوافق على أن بعض المشكلات تحدث بالفعل “فجأة”. يتصاعد معظمها بمرور الوقت لا يكتسب فقط التعقيد ، ولكن أيضًا الجدية.
فلماذا إذن يزعم العديد من المديرين أن مشكلات الأداء تحدث “فجأة؟” في تجربتي يحدث هذا بسبب ثلاثة أسباب. الأول هو أن بعض المديرين غير مدركين حرفياً لمشاكل موظفيهم. ربما أبعدوا أنفسهم كثيرًا عن موظفيهم لدرجة أنهم لم يكونوا على دراية بما يجري ، أو أنهم “غضوا الطرف” عما يحدث بالفعل في مكان العمل. في أي حال ، يجب أن يكون المدير قريبًا بدرجة كافية من موظفيه لمعرفة ما يجري. بدون هذا التقارب ، هناك فرصة ضئيلة لمنع المشاكل الصغيرة من التفاقم إلى مشاكل كبيرة.
السبب الثاني هو أن المديرين يعتقدون أن المشاكل يمكن أن تصلح نفسها إذا تركوا بمفردهم. وهذا ما يسمى الحل الذاتي للمشكلة. فكر الآن في الأمر ، كم مرة في الإدارة اليومية للأفراد يمكنك أن تدير ظهرك لمشكلة ما وتتوقع أن تسير على ما يرام؟ صحيح ، في بعض المواقف النادرة ، قد تُصلح بعض المشكلات نفسها ، ولكن في معظم الحالات ، ماذا يحدث للمشكلة؟ ألا تبدأ في النمو؟ ألا يصبح الأمر أكثر تعقيدًا؟ ألا تبدأ في إشراك المزيد من الأشخاص والمزيد من العمليات؟ الحقيقة هي أن الحل الذاتي للمشكلة هو سرطان يمكن أن يكون سقوط مدير. من الضروري والمهم تفويض الأدوات والمسؤوليات المناسبة لموظفيك. لا يمكنك الجلوس وتأمل فقط أن المشكلة ستصلح نفسها بطريقة سحرية. نادرا ما يحدث هذا في الأعمال التجارية اليوم.
السبب الثالث هو المديرين الذين يكون مزاجهم غير تصادمي ، وبالتالي فهم يخشون حدوث صراع مع الموظفين. ونتيجة لذلك ، فإنهم يميلون إلى تجنب المواقف التي يحتاجون فيها إلى مناقشة مشاكل الأداء مع الموظفين. يمكن أن تتسبب هذه المواقف التي يتم تجنبها بمرور الوقت في تحول المشكلات البسيطة إلى مشكلات كبيرة. إن مواجهة مشكلة صغيرة مع موظف أسهل بكثير وأكثر فاعلية بكثير من المماطلة ثم الاضطرار إلى مواجهة نفس الموظف بمشكلة كبيرة في وقت لاحق. جزء من كونك مديرًا هو امتلاك الشجاعة لمواجهة المشكلات عندما يحين الوقت المناسب ، ويكون ضروريًا ومناسبًا.
فماذا يعني هذا؟ وكيف يرتبط هذا بك؟ من الأسهل بكثير التعامل مع المشكلات الصغيرة وحلها أكثر من المشكلات الكبيرة. عادةً ما تتضمن المشكلات الصغيرة عددًا قليلاً من الأشخاص وعملية أو عمليتين. تشمل المشاكل الكبيرة العديد من الأشخاص والكثير من العمليات. في كثير من الأحيان يمكن حل مشكلة صغيرة في بضع دقائق من خلال التدريب على الأداء (http://www.cmoe.com/performance-coaching.htm) ، ولكن المشكلة الكبيرة يمكن أن تكون معقدة لدرجة أنها قد تستغرق أسابيع وأشهر و حتى سنوات لحلها. ثم ، ضع في اعتبارك تكلفة القرار. قد يكون الانتظار ، لأي سبب كان ، مكلفًا للغاية.
من خلال تجربتي مع متاجر البيع بالتجزئة ، لاحظت كيف يمكن أن تبدأ مصاريف الحقائب الأمامية كمشكلة صغيرة حيث يفشل القائمون على التعبئة والمدققون في إيلاء اهتمام وثيق لعدد الحقائب المستخدمة لكل طلب. إذا انخفضت العناصر لكل حقيبة على مدار أربعة أشهر من متوسط 6.5 عنصر لكل حقيبة إلى 5.5 عنصر لكل حقيبة ، فإن مدير الواجهة الأمامية يواجه مشكلة صغيرة. ولكن إذا تجاهل هو أو هي المشكلة لأي من الأسباب الثلاثة الموضحة أعلاه ، فقد تتطور المشكلة إلى مشكلة أكبر في الأشهر المقبلة. إذا نمت المشكلة إلى متوسط 4.5 عنصر لكل حقيبة ، فسيواجه مدير الواجهة الأمامية مشكلة أكبر بكثير لحلها ، الأمر الذي سيستغرق وقتًا أطول لإصلاحه.
إذا كان مدير الواجهة الأمامية يراقب العناصر لكل حقيبة على أساس منتظم وكان على دراية بالانخفاض من 6.5 إلى 6.0 ، فيمكنه حينئذٍ بدء تدخل لتحديد أسباب مشكلة الأداء وحلها مبكرًا ، بدلاً من الانتظار حتى كانت المشكلة أكبر من ذلك بكثير. الانتظار عدة أشهر بينما يتزايد عدد الأشخاص الذين يمارسون عادات سيئة سيجعل الحل أكثر صعوبة مقارنة بالقفز مبكرًا وحل المشكلة عندما كانت في مهدها. مذكور بطريقة أخرى: يمكن أن يكون الوقت المبكر بسيطًا وسريعًا ورخيصًا ؛ في وقت لاحق في كثير من الأحيان